Grein eftir Hönnu Þóreyju Guðmundsdóttur, bókasafns- og upplýsingafræðing á Bókasafni Háskólans á Akureyri, og Sigrúnu Magnúsdóttur, M.A., forstöðumann upplýsingasviðs Háskólans á Akureyri. Greinin var skrifuð fyrir fréttabréf Háskóla Íslands og birt í 2.tbl. fréttabréfsins í október síðast liðnum.

Þörfin fyrir rafræn skammtímalán
Í byrjun árs var gagnabanka komið upp við Háskólann á Akureyri sem í daglegu tali gengur undir nafninu Hlaðan. Fjarkennsla hefur aukist jafnt og þétt undanfarin ár og samfara því breytast kröfur til bókasafna varðandi upplýsingaþjónustu og öflun lesefnis. Vegna þess hve mikill tími bókavarða fór í að senda greinar og bækur til fjarnema víða um land var horft til háskóla erlendis hvernig þeir leystu þessa kröfu um aukna þjónustu. Í háskólum einkum í Bretlandi og Bandaríkjunum var sú leið farin sem við kusum að fara, þ.e. að koma á fót stafrænu kennslugagnasafni (electronic reserves collection) þar sem allir nemendur og kennarar hafa, með lykilorðum, aðgang að margvíslegu efni á rafrænu formi vegna námskeiða. Kennsluumhverfi nú til dags er orðið mjög rafrænt og síaukin tækni auðveldar kennurum að koma efni til nemenda. En til þess að birta efni sem háð er höfundarétti var nauðsynlegt að koma upp Hlöðunni. Eftir að hafa aflað upplýsinga frá háskólum erlendis var ákveðið að festa kaup á hugbúnaðinum Docutek þar sem flestir nota hann til hýsingar og til að halda utanum stafræn námsgögn.

Samningur við Fjölís
Áður en hver einstakur bókarkafli eða tímaritsgrein er skönnuð inn og vistuð í Hlöðunni þarf að afla leyfis höfundarrétthafa, ef um efni útgefið erlendis er að ræða er réttur til birtingar keyptur í gegnum Copyright Clearance Center (copyright.com) eða í gegnum útgefandann sjálfan ef CCC hefur ekki umboð til að selja birtingarréttinn. Þó skal taka fram að einungis er keyptur réttur til að skanna inn efnið og þá á eftir að útvega það í gegnum millisafnalán ef efnið er ekki til á safninu.
Leyfisveitingar á íslensku efni fara í gegnum Fjölís sem er hagsmunafélag samtaka sem koma fram fyrir hönd rétthafa að verkum sem njóta höfundaréttar og nýtt eru með ljósritun eða annarri hliðstæðri eftirgerð rita.i) Menntamálaráðherra gerði samning við Fjölís árið 2001 um greiðslu vegna ljósritunar og hliðstæðrar eftirgerðar í skólum landsins ii) en skönnun fellur ekki undir hliðstæða eftirgerð heldur er það stafræn eintakagerð. Því var gerður samningur við Fjölís þar sem kveðið er á um hvað má birta, hversu mikið af hverju verki, hvernig birtingu skuli háttað t.d. upplýsingar um höfund og einnig greiðslu. Greiðslan fer að sjálfsögðu eftir lengd hverrar greinar og fjölda nemenda er fá úthlutað lykilorði að hverri grein. Hafa ber í huga að greiða þarf fyrir hvert skipti sem efni er notað þ.e. heimildin gildir aðeins í eitt misseri í senn. Í upphafi hvers verks sem sett er inn í Hlöðuna eru lesendur áminntir að um verkið gilda ákvæðihöfundalaga og að ekki sé heimilt að fjölfalda það né dreifa því frekar án samþykkis rétthafa verksins. Samningur Háskólans á Akureyri við Fjölís er fyrsti sinnar tegundar hér á landi og er því tilraunasamningur sem líklega verður endurskoðaður að loknu samningstímabili sem er um næstu áramót. Fjölís sér um að skipta greiðslunni á milli höfundar og útgefanda að frádregnu umsýslugjaldi.

Hlaðan í framkvæmd
Hlaðan nýtist á fleiri en þennan eina hátt. Próf síðustu þriggja ára liggja inni í Hlöðunni og þannig geta nemendur nálgast gömul próf til að undirbúa sig fyrir próftöku. Öll skjöl eru á pdf formi þannig að hægt er að prenta efnið út en ekki er hægt að breyta því né eiga við textann. Skipulagningu á Hlöðunni er háttað þannig að nemendur fá aðgang að efni eftir námskeiðum. Lykilorð að hverju námskeiði liggja inni á heimasvæði hvers nemenda og þannig er tryggt að enginn hefur aðgang að því nema viðkomandi sé skráður í námskeiðið.
Hugbúnaðurinn Docutek er afar einfaldur í notkun bæði fyrir nemendur og þá sem setja inn í gagnagrunninn efnið. En það er í höndum verkefnisstjóra á bókasafninu. Auðveldlega er hægt að halda utan um allar upplýsingar er tengjast rafrænum útlánum t.d. hversu oft hvert einstakt skjal er notað.

Ávinningurinn
Ljóst er að kostnaður vegna Hlöðuverkefnisins er töluverður. Bæði hvað snertir vélbúnað, hugbúnað og vinnu við að koma efninu inn og viðhaldi og skipulagningu á gagnagrunninum sjálfum. Þó er stærsti kostnaðarliðurinn ótalinn en það er greiðsla fyrir birtingu á efninu.
Hver er þá ávinningurinn?
- aukin þjónusta við nemendur
- aðstaða fjarnema og staðarnema er jöfnuð
- vinna bókavarða við skammtímalán og ljósritun minnkar
- aukin þjónusta við kennara, þar sem kennsluefni er komið fram á auðveldan hátt
- síðast enn ekki síst höfundaréttur er virtur og greitt er lögum samkvæmt fyrir afnot efnis sem tryggir að fræðimenn, sem í mörgum tilfellum eru háskólakennarar, fái þá greiðslu sem þeim ber.

i) Heimasíða Fjölís, www.fjolis.is
ii) Samningur um ljósritun og hliðstæða eftirgerð í skólum, 2001